Toplantı Notları nasıl hazırlanır

Tanım

Toplantı notları, toplantıların konularının, konuşanların isimlerinin ve toplantıda önemli kararların kaydedilmesi için kullanılan yazılı kayıtların tümüdür. Bu notlar özellikle toplantıların sonunda konuşulan konuların ve kararların yeniden hatırlanması ve anlaşılması için kritik öneme sahiptir.

Hazırlama Süreci

Toplantı notlarının doğru bir şekilde hazırlanması için birkaç önemli adım vardır. Öncelikle, toplantının başlangıcında, toplantının konusu, konuşulacaklar, kararlar, önemli tarihler ve toplantıya katılanların isimleri gibi temel bilgiler kaydedilmelidir.

Daha sonra, toplantı sırasında her konuşmacının konuşmalarının detayları kaydedilmelidir. Bunu yaparken, her konuşmanın özeti kısa ve öz olmalıdır. Ayrıca, konuşmanın konusu, konuşmacının ismi ve toplantıya katılanların görüşleri de kaydedilmelidir.

Toplantının sonunda, alınan kararlar, önemli tarihler, sonuçlar ve toplantının sona ermesiyle alakalı diğer önemli bilgiler kaydedilmelidir.

Not Alma Teknikleri

Toplantı notlarını alırken, çeşitli not alma teknikleri kullanılabilir. Bunlar arasında, kısa notlar alma, anahtar kelimeler alma, özetler alma ve diyagramlar ve şemalar çizme gibi teknikler yer alır.

Kısa notlar alma tekniği, not alırken özetleri kısa ve öz cümlelerle yazmaya, konuşmacının ismini ve başlığını kaydetmeye ve konular hakkında notlar almaya yardımcı olur.

Anahtar kelimeler alma tekniği, not alırken konuşmanın anahtar noktalarını belirlemeye yardımcı olur.

Özet alma tekniği, toplantının özetini kısa ve öz cümleler ile yazmaya, konuşmalardaki temel noktaları belirlemeye ve konuşmalar arasındaki bağlantıları gözlemlemeye yardımcı olur.

Diyagramlar ve şemalar çizme tekniği, veri veya görüşleri görsel olarak ifade etmek ve anlamak için kullanılır.

Toplantı Notlarının Yönetimi

Toplantı notlarının yönetimi, toplantıların sonunda alınan notların arşivlenmesi ve arşivlenen notların düzenlenmesidir. Bu süreç, toplantı notlarının kolayca erişilebilir hale getirilmesinden ve arşivlenen notların kullanılmasının kolaylaştırılmasından oluşur.

Toplantı notlarının arşivlenmesi için, öncelikle toplantı notlarının farklı dosyalara kaydedilmesi gereklidir. Ayrıca, toplantı notlarının farklı formatlarda kaydedilmesi de önerilmektedir. Bunlar arasında, PDF, Excel ve Word gibi formatlar yer alır.

Toplantı notlarının düzenlenmesi için, toplantı notlarının konulara göre gruplanması ve arşivlenen notların etiketlenmesi gereklidir. Ayrıca, arşivlenen notların farklı kullanıcı gruplarına göre gösterilmesi de önerilmektedir.

Sonuç

Toplantı notlarının doğru bir şekilde hazırlanması, arşivlenmesi ve düzenlenmesi, toplantıların sonunda alınan konuların ve kararların anlaşılmasını ve hatırlanmasını kolaylaştırır. Doğru bir şekilde hazırlanan toplantı notları, toplantıların önemli konularının ve kararlarının kolayca hatırlanmasına, anlaşılmasına ve arşivlenmesine yardımcı olur.