Biçimsel form, özet olarak, kurallara uygun biçimde düzenlenmiş bilgi veya yazıların toplamı olarak tanımlanabilir. Biçimsel form, üretilmiş yazılı veya görsel materyalden oluşan kuralların uygulanmasıyla ortaya çıkar. Örneğin, yazılı bir raporda, raporun başlangıcından sonuna kadar, kullanıcıların raporun hangi kurallara göre biçimlendirildiğini anlamalarını sağlamak için biçimsel form kullanılır. Aynı zamanda, bir resmi dokümanın yazımında da biçimsel form kullanılır. Örneğin, bir özlük dokümanının, isim, soyad, adres, doğum tarihi, vb. gibi bilgileri içermesi gereken biçimsel formu kullanılarak düzenlenmesi gerekir. Biçimsel formlar, aynı zamanda, bir e-posta mesajının, bir raporun veya bir ödevin nasıl biçimlendirileceğini de belirler. Genel olarak, biçimsel form, basit bir kurallar bütünü olarak tanımlanabilir.
